Immaginiamo un’azienda senza organizzazione. Nessun orario, nessuna scadenza o urgenza. Togliamo anche ogni forma di gerarchia e qualsivoglia obiettivo. Tutto lasciato al caso. Facendo questo, si potrebbe ancora parlare di azienda?
È curioso vedere come quasi tutti i sinonimi o definizione della parola “azienda” siano in qualche modo collegati al concetto di “organizzazione”: l’azienda è un’organizzazione di beni e capitali umani, un’impresa è un’attività organizzata ai fini di produzione di beni o servizi, ma anche, una società è un’organizzazione di persone.
Che cos’è l’organizzazione e cosa comporta essere organizzati? Mettere le cose al posto giusto, dare un ordine alle cose materiali e non materiali. Scandire il tempo e le priorità. Quante volte abbiamo usato la parola “organizzare” nella nostra settimana lavorativa?
Durante la nostra giornata di lavoro abbiamo necessità di organizzare e pianificare quasi ogni azione da compiere. Facciamo costantemente un lavoro di studio e analisi dei compiti che ci vengono assegnati o che dobbiamo svolgere provando a dare la giusta importanza a ogni singolo task.
Ovvio che fin quando abbiamo un’unica mansione, un’unica operazione con le giuste scadenze, tutto sembra poter procedere nel verso giusto. Abbiamo le nostre procedure da seguire, ci siamo dati degli orari e siamo a buon punto, ma l’imprevisto è dietro l’angolo. Una nuova richiesta urgente da portare a termine entro oggi, un nuovo cliente impaziente, il computer che non funziona più o la linea internet che salta. Serve organizzare e pianificare tutto da capo.
Organizzare sì, ma anche gestire gli imprevisti
Anche la migliore delle organizzazioni non è mai immune dall’imprevisto. Il cambiamento dell’ultimo momento, il ritardo nella consegna o il pc che si spegne proprio durante il salvataggio del progetto. Non che sia fattibile prevedere ogni imprevisto, ma è sicuramente possibile ridurre al minimo gli impatti negativi. Un buon organizzatore deve riuscire a immaginare cosa potrebbe succedere, avere risposte a cose non ancora successe ma possibili. Da quello che viene comunemente detto piano B, prevederne uno C e uno D.
L’organizzazione se ci pensiamo è strettamente legata al tempo. Non possiamo dire che qualcosa sia stato strutturato bene senza tenere conto del fattore tempo. Quanto ne ho a disposizione per organizzare il tutto? Se ragionassimo nell’ipotesi di un tempo infinito tutto sarebbe “in organizzazione” e nulla in disordine, ma la realtà dei fatti è che le nostre giornate sono scandite dal tempo. La consegna del progetto entro lunedì, la chiusura del bilancio da consegnare per fine mese o il pacco da ritirare non oltre le 16:00. Dalla macro alla micro, dall’urgenza al rimandabile, dal previsto all’imprevisto.
Come altre competenze trasversali possiamo allenare le nostre capacità organizzative? Metterle alla prova o valutarle?
Niente di più semplice, basta riempire l’agenda di impegni e task dell’ultimo minuto (per gioco) e tuffarci nel nostro in-basket Easy Busy!
In un in-basket è possibile valutare e mettere alla prova le capacità di organizzazione, iniziativa, delega e pianificazione dei partecipanti. Per rendere ancor più complessa e interessante l’attività basta giocare l’in-basket in gruppo. Con questa modalità, infatti, dovremo negoziare ogni decisione, trovare un accordo o far valere le nostre idee.
In Easy Busy i partecipanti ricoprono il ruolo di un manager alle prese con una giornata particolarmente densa di impegni. Dovranno organizzare e assegnare la corretta priorità a una lunga lista di task e dovranno decidere insieme, senza perdere la calma, quali azioni svolgere e quali tralasciare. Ci sono biglietti aerei da ritirare, lo smartphone guasto e ovviamente i preventivi da preparare!
Organizzare il tutto non sarà per nulla semplice!
per scoprire il metodo Laborplay
